Datenschutzerklärung
Gültig ab: 25. September 2026 · Version 1.0
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Plattform stewarding.eu (die „Plattform“), ein digitales HACCP-Dokumentations- und Aufgabenmanagementsystem für das Hotelgewerbe, personenbezogene Daten von Hotelmitarbeitenden verarbeitet. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das jeweilige Hotel, das den Arbeitsbereich betreibt. Der Betreiber der Plattform handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
1. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen
Diese Erklärung gilt für alle Nutzer der Plattform, einschließlich Mitarbeitender, Administratoren und Führungskräfte der teilnehmenden Hotels. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
2. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Die Plattform verarbeitet folgende Datenkategorien: (a) Identifikationsdaten — vollständiger Name, Funktion und Rang, zugeordnetes Hotel und Abteilung; (b) Authentifizierungsdaten — ein kryptografischer Einweg-Hash der persönlichen Identifikationsnummer (PIN); (c) Betriebsdaten — Aufgabenerledigungen mit Datums- und Zeitstempel, Aktivitätsprotokolle (Anmeldungen, erledigte Aufgaben, Passwortänderungen) sowie monatliche Leistungspunkte; (d) hochgeladene Inhalte — Nachweisfotos zu Aufgaben und Profilbilder; (e) Planungsdaten — der jährliche Urlaubsplan; (f) Einstellungen — Oberflächensprache und Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
3. Authentifizierungsdaten (PIN)
Persönliche Identifikationsnummern werden niemals im Klartext gespeichert. Die Plattform speichert ausschließlich einen gesalzenen kryptografischen Hash jeder PIN. Weder der Betreiber der Plattform noch Hoteladministratoren können die PIN eines Nutzers einsehen, rekonstruieren oder exportieren.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet: (a) Dokumentation von Lebensmittelsicherheits- und Hygieneaufgaben gemäß Verordnung (EG) Nr. 852/2004 (HACCP) — rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; (b) Organisation und Dokumentation der Arbeitsabläufe im Hotel, einschließlich Schichtaufgaben und Leistungsaufzeichnungen — Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; (c) Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit des Systems, einschließlich Zugriffsprotokollierung — berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Speicherdauer
Nachweisfotos werden entsprechend dem Aufgabenzyklus automatisch gelöscht: tägliche Aufgaben nach 2 Tagen, wöchentliche Aufgaben nach 2 Wochen und monatliche Aufgaben nach 1 Monat. Konto- und Betriebsdaten werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses mit dem jeweiligen Hotel gespeichert und mit Löschung des Benutzerkontos gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen
Sämtliche Datenübertragungen erfolgen TLS-verschlüsselt (HTTPS). Die Daten sind pro Hotel logisch getrennt und durch strenge, serverseitig durchgesetzte Zugriffskontrollregeln (Row-Level Security) geschützt. Der Zugriff auf Teamdaten ist auf autorisierte Administratoren des jeweiligen Hotels beschränkt. Administrative Aktionen unterliegen einem granularen Berechtigungssystem.
7. Empfänger und Datenübermittlungen
Personenbezogene Daten werden weder verkauft noch für Werbe- oder Profilingzwecke verwendet. Daten werden ausschließlich an Hosting- und Infrastrukturanbieter weitergegeben, die für den Betrieb der Plattform unbedingt erforderlich sind und jeweils durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO gebunden sind. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien gemäß Art. 44–49 DSGVO.
8. Rechte der betroffenen Personen
Nach Art. 15–22 DSGVO stehen Ihnen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Widerspruchsrecht zu. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. Zudem haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.
9. Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung kann angepasst werden, um rechtliche oder technische Entwicklungen zu berücksichtigen. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer bei ihrer nächsten Anmeldung um Kenntnisnahme der aktualisierten Erklärung gebeten.
10. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: privacy@stewarding.eu, oder an die Leitung Ihres Hotels in seiner Eigenschaft als Verantwortlicher.
Controller & payment processing
The operator and data controller of stewarding.eu is Alex Kuru, Sajókeresztúr, Hungary (contact: info@stewarding.eu). As controller, Alex Kuru decides the purposes and means of processing the personal data described above (names, e-mail addresses, hashed PINs, task and temperature records, support messages, IP addresses and device data) for providing the service, security and fraud prevention, and customer support, on the basis of contract performance and legitimate interests. Subscriptions are sold through Paddle.com, our Merchant of Record. Paddle receives the data needed for the sale, subscription management, payments, tax compliance and invoicing, and processes payment data under its own privacy policy. We also share data with hosting providers, professional advisers, and authorities where required by law.